クライアントにバーチャルオフィスだとバレるのは困る？

バーチャルオフィスを利用する方の中には、都心や一等地などの住所を利用できることで、商談が進みやすくなるといったケースもあります。ですが、クライアントにバーチャルオフィスの住所だとバレてまうかもとビクビクしている経営者も居るのでは？今回は、クライアントにバーチャルオフィスだとバレると困る？についてお伝えします。

バーチャルオフィスでの起業はリスクがある？

バーチャルオフィスは、実際の作業スペースを持たずに、ビジネス用の住所や郵便物の受け取り、電話対応などのサービスを提供する事業です。そのため、「実態がない会社」と思われがちですが、実際には企業活動を円滑に進めるためのサポート機能を備えた、効率的で実用的なビジネスツールの一つなのです。

しかし、未だにバーチャルオフィスで起業している会社やフリーランスには、仕事を依頼するのを避ける企業もあります。実体のないバーチャルオフィスで起業している会社は信頼性に欠けると判断する企業もおり、ビジネスチャンスを逸していることもあるため、バーチャルオフィスでの起業にはデメリットも存在します。

なぜ、バーチャルオフィスでの起業がバレるのかと言えば、クライアントからオフィス訪問を希望された際、常にレンタルスペースなどを利用しなければならなかったりすると、不自然に思われることもあれば、企業の住所を検索すると、バーチャルオフィスの提供元であることが表示されるケースがあります。特に、多くの企業が利用しているバーチャルオフィスの住所だと、一目でわかってしまうことも少なくありません。

ですので、バーチャルオフィスで起業している場合は、クライアントに事情を説明しておくのが、無難です。

リスク回避と信頼を損なわないための対策

バーチャルオフィスを活用しながらも、クライアントの信頼を維持するためには、以下の工夫が有効となります。

1.事業の実態をしっかり整える

バーチャルオフィスであっても、きちんとした事業実績やサービス品質を確保することで、クライアントの不安を払拭できます。Webサイトを整備したり、実績や過去の取引事例を公開することで、信頼性を高められます。

2.電話対応の充実

転送電話を利用したとしても、レスポンスが早いなど、クライアントが心配にならない状況を作り出すことで信用度の高い企業として認識もされやすくなります。資金に余裕があれば、電話代行サービスなどを利用するのも一つの方法です。

3.レンタルオフィスや会議室を活用する

クライアントとの打ち合わせや商談の際には、コワーキングスペースや貸し会議室を利用し、実際のオフィス環境を演出することができます。これにより、取引先に安心感を与えられます。

4.オンライン会議を活用する

コロナ禍を経て、ZoomやGoogleMeetなどのオンライン会議も一般的になりました。これを活用し、物理的なオフィスを持たないことが不自然に思われないようにするのも有効な手段です。

とにかく、バーチャルオフィスでの起業が業務に支障を来さないことをクライアントへ分かってもらうことが大切です。誠意をもって事業にあたっている事が分かれば、クライアントもバーチャルオフィスでの起業を不安視することも減るでしょう。

まとめ

バーチャルオフィスを利用する際、クライアントに実態がないと疑われるリスクがありますが、適切な対策を講じれば信頼を損なうことはありません。事業の実態をしっかり整え、Webサイトで実績を示し、迅速な電話対応を心掛けることが重要です。また、レンタルオフィスやオンライン会議を活用し、円滑な業務遂行をアピールすることで、クライアントの不安を解消できます。ですので、誠意ある対応で信頼関係を構築することが重要です。