バーチャルオフィスの最大の魅力はやはりコストの安さです。
出来るだけ安いサービスを、と比較され、探される方も多いのではないでしょうか。
一方で、一番安いサービスを選んだつもりだったのに、契約後に必要となって追加したオプションが高額であったとか、初期費用や契約更新料が発生して、それらを含めると他のサービスよりも高コストであったという事例もあるようです。
バーチャルオフィスは住所を借りるサービスですから、不満があったからと言って即解約、他の会社に変更というわけにはいきません。
このようなことを避けるためにもバーチャルオフィスの契約時には、本当に安価なサービスをきちんと選ぶ必要があります。
そこで今回は、バーチャルオフィスの選び方と、選定の際に気をつけた方がよいポイントについてまとめました。
目次
そのサービスが本当に安価であるのか？
サービスの料金というと単純に月額料金ばかりに目が行ってしまいますが、これは大きな間違いです。
集客のために見かけ上の料金、つまり月額料金は下げて、その代わりにオプション料金や初期費用・更新料として費用を発生させるようなサービスも存在します。
どちらがよいというわけではなく、自分の条件にあったものを選ぶ必要があります。
実際にどちらが低コストかを決める上で大切なのが、想定している契約期間です。
たとえば、次のような二つのサービスがあったとして、どちらと契約するのが安価でしょうか？
サービスA 月額費用 750円 （初期費用1万円、更新料6千円）
サービスB 月額費用 1200円 （初期費用5千円、更新料なし）
それぞれに支払う金額（初期費用＋月額料金×利用月数＋更新料（2年目以降）×利用年数）を一年ごとに見てみましょう。
サービスA サービスB
1年後 19000円 19400円
2年後 34000円 33800円
3年後 49000円 48200円
一見すると月額使用料が安いサービスAですが、2年以上利用するのであればトータルではサービスBの方が安価になるのがおわかりでしょうか？
月額料金の安いサービスAを選んでしまいそうになりますが、利用予定が2年以上となる場合は、サービスBの方が安価となります。
この他にも契約期間が定められており、期間中の解約には手数料が掛かる場合もあります。
サービスを契約する前に、自分がどれくらいの期間そのサービスを使いたいのか、たとえば、開業している間はずっと使い続けるのか、企業規模が大きくなったら他のサービスに乗り換えたり自社の事務所を構えたりする予定があるのかなど、考えておく必要があります。
オフィスゼロワンでは、月額費用 500円 初期費用3000円、更新料なしでご提供させて頂いておりますのでご検討ください。
オプションサービスをどうするのか
バーチャルオフィスのサービスでは、契約後にオプションを付けたところ、思った以上に高額になってしまうと言うことがよくあるようです。
このようなことを防ぐためにも、現段階では使用予定がなくても、使う可能性のある機能についてはオプション料金を検討しておいた方がいいでしょう。
また、そのような機能を使いたくなった場合に、バーチャルオフィスのサービスのオプションを追加するのか、他の手段を使うのかも考えておく必要があります。
たとえば、来客対応やお茶出しをオプションとして追加できるサービスもありますが、突然の来客はなく、話す内容に機密性は低いということであるならば、喫茶店などで対応することができます。
貸し会議室などもありますから、使用頻度なども考えて条件に合うものを選ぶとよいでしょう。
一方、法人登記などについては、オプションそのものがない場合もあります。
このような場合は、事務所を移転するか、他に住所をえる必要がでてしまいますので、契約前に、なにができてなにができないか、確認しておく必要があります。
信頼できるサービスか
コストについて、確認すべき点を述べてきましたが、バーチャルオフィスを選ぶ上で、最も大切なのは、コストだけでなく、サービスの提供元が信頼できるかどうかです。
バーチャルとは言え、会社の住所として登録する場所ですから、サービスがすぐに終了してしまい，住所変更を余儀なくされるようでは問題です。
また、バーチャルオフィスは架空請求詐欺や振り込め詐欺などの犯罪に悪用されることもあり、自社で使っている住所と犯罪組織が使っている住所が同じではあらぬ誤解を招きかねません。
バーチャルオフィスを選ぶ上ではコストはもちろんですが、契約者に対してきちんとした審査を行っているか、問題が起こった場合の対応はどうか、長く使えるサービスであるかなど提供元の信頼性を念入りに検討する必要があります。
まとめ
非常に安価なサービスであるバーチャルオフィスですが、安価であるからと言って安易な気持ちでよく契約内容やオプションサービスを検討しないで契約して、後日後悔するという方が少なからずいらっしゃるようです。
いったん住所を決めてしまうと、それを変更するのは手間が掛かりますから、きちんと検討して選ぶ必要があります。
せっかくの便利なサービスですので、自分のニーズに合ったものを選んで上手につきあっていきましょう。
