バーチャルオフィスのメリット・デメリットとオフィスサービスの歴史

レンタルオフィスをはじめとするオフィスサービスでは、様々なオフィス機能をリース契約すること、つまり借り受けることができます。

事務所というとどのような会社でもほとんど同じ設備、机とパソコンだけあればよいと思われるかもしれませんが、業種や業態、どのような機能を持った事務所であるかによって必要となる設備や機材は様々です。

このような多様なニーズを受けて、シェアオフィスやバーチャルオフィスなどの機能を限定的とするもの、法人登記や看板の設置、さらにはお茶出しサービスをもつものなど様々なオフィスサービスが存在しています。

そこで今回はこれらオフィスサービスの簡単な歴史と、バーチャルオフィスのサービス内容についてご紹介致します。

 

オフィスサービスの歴史

レンタルオフィス、シェアオフィスというサービスをご存じでしょうか?

近年急に名前を聞くようになった新しいサービスのように思っておられる方も多いのではないでしょうか?

実は、日本におけるレンタルオフィスの歴史は古く、明治時代にはすでに賃貸事務所があったほか、「机貸し」と言われる机を貸すサービスも存在していたと言われています。

これがバブル期に、机だけ、事務所だけでなく、机、事務所、その他サービスを網羅的に提供する外資系レンタルオフィス会社が参入したことにより、レンタルオフィスというサービスが日本全国に広がっていったと言われています。

その後のバブル崩壊によりレンタルオフィス事業は一時停滞を余儀なくされましたが、1900年代後半からのITブームや近年のノマドワーキングの拡大などを受けて、再び注目を集めるようになりました。

レンタルオフィスの類似品として、シェアオフィスやバーチャルオフィスなど様々なサービスが広く存在し、利用されています。

 

バーチャルオフィスで出来ること

様々なオフィスサービスの中でももっとも安価なものがバーチャルオフィスではないでしょうか。

バーチャルオフィスサービスでは、提供するサービスの内容は非常に限定的です。

その代わりに、他のサービスと比較して非常に低コストでの契約が可能ですから、低予算での開業を目指す場合や、すでに事務所として使える場所があるが、セキュリティや取引上の都合から住所だけ借りたいという場合などに非常に便利なサービスといえます。

一般的なバーチャルオフィスで提供される基本的なサービスは以下の通りです。

●住所のレンタル
バーチャルオフィスのサービスで最大の商品の一つが「住所」です。

レンタルオフィスやシェアオフィスに比べて、その価格が非常に安いだけでなく、家賃が高額でとても事務所を借りることなど出来ないような都心部の一等地の住所を得ることが出来ます。

名刺や公開情報として記載することが出来るだけでなく、郵便物の転送サービスを受けることも出来ます。

もちろん、直接受け取ることも可能です。

地名のネームバリューが顧客からの信頼度や親近感につながることはもちろんですが、特に地方在住者にとっては、都内の住所を持てるというのは営業上大きなメリットとなる場合もあります。

この住所で法人としての登記が可能かどうかは提供されるサービスにもよるので、利用開始前によく確認をする必要があります。

また、法人としての銀行口座を開設したい場合、健康保険などの社会保険、雇用保険などの労働保険への加入手続きを行いたい場合には、書類を揃え実績を積み上げることが大切です。

●電話番号
住所と同様に電話番号についても借りることが可能の場合もあります。

携帯電話の設定によって、携帯電話からの発信をたとえば市外局番「03」からの発信のように通知してくれるサービスなどもあるようです。

電話番号だけでなく、受信や取り次ぎのサービスもありますが、それらの利用についてはよく考える必要があります。

たとえば、クレームが発生した場合、最初に電話に出て、電話を取り次いでくれる人は自社の社員ではありませんから、相手を余計に怒らせてしまうこともあるようです。

●ビジネスサポート
起業から事業が軌道に乗るまでの間はなにかと課題を多く抱えるものですが、低コスト起業や少人数での起業では適切な相談相手に恵まれるとは限りません。

バーチャルオフィスでは経営支援や開業サポートのようなサービスを行っている場合もありますから、このような場合に非常に強い味方となり得るでしょう。

 

バーチャルオフィスのデメリット

このように非常に便利なバーチャルオフィスですが、デメリットもいくつかあります。

「住所」はバーチャルオフィスの最大の商品ですが、一般的に一つの住所を複数の契約者と共有することになります。

同じ住所を使っている契約者中に評判の悪い方がいらっしゃると、自社の評判も悪くなってしまう懸念があるようです。

また、バーチャルオフィスのデメリットとしてよく言われる法人口座の開設や社会保障上の手続きなどは、書類を揃え実績を積み上げることで、可能な場合が多いようですから、あまり心配しなくてもいいでしょう。

 

まとめ

いかがでしたか。

様々なオフィスサービスがありますが、バーチャルオフィスはそのなかでも低コストなサービスといえます。

メリット・デメリットをきちんと把握して、上手に使いこなせるといいですね。